Порядок сертификации
Краткий порядок сертификации систем менеджмента ОС СМ ЮУТПП
Сертификация систем менеджмента состоит из следующих этапов:
1 – Организационный этап;
2 – Двухэтапный первичный аудит по сертификации (анализ документации и аудит «на месте»);
3 – Завершение сертификации, регистрация и выдача сертификата;
4 – Инспекционный контроль сертифицированной СМ (один раз в год в течение срока действия сертификата);
5 – Ресертификация системы менеджмента качества.
1. Организационный этап
1.1 Организация подает заявку в ОС СМ ЮУТПП.
1.2 ОС СМ регистрирует заявку и проводит анализ заявки для определения возможности проведения сертификации. Организации-заявителю выдается извещение о рассмотрении заявки.
1.3 Заключение договора на сертификацию между ОС СМ ЮУТПП и организацией-заявителем.
1.4 Предоставление организацией-заявителем документов системы менеджмента качества в ОС СМ для проведения анализа документации и проведение предоплаты за сертификацию.
Перечень документов СМК заявителя для сертификации в СДС «Военный Регистр»
1.5 ОС СМ формирует комиссию по сертификации из числа штатных и внештатных экспертов по сертификации и технических экспертов (при необходимости), согласовывает состав комиссии с организацией.
2. Двухэтапный первичный аудит по сертификации (анализ документации и аудит «на месте»)
2.1 Комиссия по сертификации проводит анализ представленных организацией-заявителем документов системы менеджмента качества на соответствие заявленным стандартам, оформляет заключение по анализу документации.
При отсутствии замечаний к представленным документам осуществляется подготовка к аудиту «на месте», при выявлении несоответствий документации требованиям стандартов, организации-заявителю дается время на исправление документов (от 2-х до 4-х недель), с повторным предоставлением их в ОС СМ.
В случае если заказчик предоставил в ОС СМ не полный комплект документов, либо документы не содержат подробной информации, демонстрирующей достаточный уровень внедрения СМ, председатель комиссии организует первый этап аудита с выездом в проверяемую организацию.
2.2 При подготовке к проведению аудита «на месте» председатель комиссии по сертификации составляет плана аудита, распределяет обязанности между членами комиссии, согласует план с организацией.
2.3 Аудит «на месте» включает в себя следующие этапы:
- предварительное совещание,
- собственно аудит (сбор, анализ информации и фактических данных, выводы), - оформление результатов аудита (акта, несоответствий и замечаний (уведомлений) при их наличии и т.п.),
- заключительное совещание.
3. Завершение сертификации, регистрация и выдача сертификата
3.1 При наличии по результатам аудита выявленных несоответствий, организации-заявителю предоставляется срок на составление плана корректирующих мероприятий по устранению несоответствий и непосредственное устранение несоответствий.
Срок, отводимый в плане на выполнение запланированных корректирующих действий не должен превышать:
- 12 недель (от даты проведения заключительного совещания) - при наличии одного и более значительных несоответствий;
- 5 недель (от даты проведения заключительного совещания) - при наличии только незначительных несоответствий и уведомлений.
Если в ОС СМ не представлен план корректирующих действий, процесс сертификации должен быть прекращен.
Возобновление процесса сертификации может быть осуществлено только с подачи повторной заявки на сертификацию.
3.2 Организация-заявитель в установленный срок предоставляет в ОС СМ ЮУТПП отчет об устранении несоответствий и, при необходимости, подтверждающие материалы (копии документов, фотографии и т.п.).
При наличии значительных несоответствий, выполнение корректирующих мероприятий и их результативность контролируются при обязательном посещении экспертом(ами) проверяемой организации.
3.3 Решение о выдаче или отказе в выдаче сертификата соответствия принимает руководство ОС СМ на основании рассмотрения акта по результатам аудита и результатов выполнения плана корректирующих действий.
3.4 При решении выдать сертификат, ОС СМ оформляет сертификат соответствия, регистрирует в соответствии с правилами системы сертификации и передает организации любым согласованным с ней способом (лично в руки, курьером, почтой и т.п.).
В случае отказа в выдаче сертификата заказчик имеет право в месячный срок направить в Комиссию по апелляциям ОС СМ ЮУТПП или в Комиссию по апелляциям соответствующей системы сертификации заявление о несогласии с заключением комиссии.
По результатам рассмотрения апелляции может быть назначен повторный аудит с другим составом комиссии.
4. Инспекционный контроль сертифицированной СМ
4.1 В течение срока действия сертификата проводятся два плановых инспекционных контроля.
Плановый инспекционный контроль проводится не реже одного раза в год в течение срока действия сертификата соответствия на систему менеджмента качества. Дата проведения первого инспекционного контроля должна быть не позднее, чем через 12 месяцев с момента принятия решения о сертификации. Дата проведения второго инспекционного контроля должна быть назначена не позднее, чем через 24 месяца с момента принятия решения о сертификации.
4.2 Договор на инспекционный контроль заключается между ОС СМ ЮУТПП и сертифицированным заказчиком в течение месяца с даты выдачи сертификата (но не позднее, чем за два месяца до проведение 1-го планового инспекционного контроля).
4.3 Проведение инспекционного контроля осуществляется в соответствии с порядком, описанным в пп. 2.2-2.3. При выявлении в ходе инспекционного контроля несоответствий, организация-заявитель планирует и проводит корректирующие мероприятия в соответствии с пп. 3.1-3.2.
4.4 По результатам инспекционного контроля ОС СМ принимает решение подтвердить действие сертификата соответствия или приостановить действие сертификата (если выявлены значительные несоответствия).
5. Ресертификация системы менеджмента
5.1 Порядок ресертификации аналогичен порядку сертификации (п.п. 1-3).
5.2 Заявка от организации, желающей ресертифицировать систему менеджмента качества, направляется в ОС СМ за три месяца до окончания срока действия сертификата.
5.3 Первый этап аудита по ресертификации (анализ документов СМ) проводится при значительных изменениях в СМ или в условиях функционирования СМ (например, юридических изменениях).
Обязательства сторон при проведении работ по сертификации
- Исполнитель обязан провести аудит квалифицированно и добросовестно.
- Исполнитель обязан обеспечить конфиденциальность полученной информации в результате аудита системы менеджмента качества (ГОСТ Р 55568-2013 и ГОСТ Р ИСО/МЭК 17021-1-2025).
- Заказчик обязан предоставить для аудита достоверную информацию, отражающую истинное положение дел на предприятии.
- Заказчик обязан обеспечить доступ к необходимым средствам и доказательному материалу.
- Заказчик обязан создать все условия для эффективной работы, активно сотрудничать с Исполнителем для достижения цели аудита.
- Претензии к качеству работ ОС СМ ЮУТПП рассматриваются Комиссией по апелляции ОС СМ в порядке, установленном руководящими документами в области сертификации систем менеджмента качества.
- В случае обоснованного оспаривания Заказчиком качества и объективности проверки, ОС СМ ЮУТПП обязан провести за свой счет новую проверку другим составом сертификационной комиссии.
